Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

1. Κατά την τηλεργασία, η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ενδέχεται να περιλαμβάνει τις παρακάτω κατηγορίες δεδομένων:
α) Δεδομένα ταυτότητας, όπως ονοματεπώνυμο, όνομα χρήστη.
β) Δεδομένα επικοινωνίας, όπως διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
γ) Τεχνικά δεδομένα, όπως διεύθυνση πρωτοκόλλου διαδικτύου (IP).
δ) Σε περίπτωση διενέργειας τηλεδιασκέψεων, επεξεργασία / καταγραφή δεδομένων ήχου ή/και εικόνας, σύμφωνα με τους ειδικότερους ορισμούς του παρόντος άρθρου.
ε) Oποιοδήποτε άλλο προσωπικό δεδομένο σχετίζεται με τα καθήκοντα του Φορέα και είναι απαραίτητο για την άσκηση αυτών, σύμφωνα με την αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων, κατά τα οριζόμενα στην περ. γ της παρ. 1 του άρθρου 5 του ΓΚΠΔ, καθώς και τις λοιπές αρχές που διέπουν την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων και τα θεμελιώδη δικαιώματα των εργαζομένων.
Οι ως άνω κατηγορίες προσωπικών δεδομένων υποβάλλονται σε επεξεργασία εφόσον αυτό απαιτείται από τον τρόπο λειτουργίας της εκάστοτε εφαρμογής / συστήματος που επιλέγει ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας.

2. Οι ως άνω κατηγορίες δεδομένων αφορούν τις ακόλουθες κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων:
α) Τους τηλεργαζόμενους.
β) Λοιπούς εργαζομένους του Φορέα.
γ) Τυχόν τρίτα πρόσωπα, τα δεδομένα των οποίων μπορεί να τύχουν επεξεργασίας στο πλαίσιο της τηλεργασίας, όπως ενδεικτικά συμμετεχόντων στις τηλεδιασκέψεις, και της άσκησης των καθηκόντων του Φορέα.

3. Ανάλογα με τις λειτουργικές ανάγκες του και στο πλαίσιο του σκοπού που του έχει ανατεθεί, εφόσον κρίνεται απολύτως αναγκαίο, ο Φορέας δύναται να καθορίζει και άλλες κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο της τηλεργασίας, τηρώντας την αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων, σύμφωνα με την περ. γ της παρ. 1 του άρθρου 5 του ΓΚΠΔ, καθώς και τις λοιπές αρχές που διέπουν την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων και τα θεμελιώδη δικαιώματα των εργαζομένων.

4. Στις περιπτώσεις των τηλεδιασκέψεων, καταρχήν απαγορεύεται η επεξεργασία δεδομένων εικόνας και κινούμενης εικόνας (χρήση κάμερας). Η χρήση κάμερας επιτρέπεται μόνο εφόσον οι ειδικότερες συγκεκριμένες λειτουργικές ανάγκες της υπηρεσίας και η φύση της τηλεδιάσκεψης το δικαιολογούν και είναι σαφείς, νόμιμες και διαφανείς, λαμβάνοντας υπόψη τα τυχόν ειδικότερα οριζόμενα στην οικεία πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων του Φορέα, καθώς και στην πολιτική για την απομακρυσμένη πρόσβαση και σε λοιπές πολιτικές που έχει υιοθετήσει ο Φορέας στο πλαίσιο της αρχής της λογοδοσίας. Σε περίπτωση που τυγχάνουν επεξεργασίας δεδομένα ήχου, η επεξεργασία αυτή περιορίζεται στην απολύτως απαραίτητη για τη διενέργεια τηλεδιασκέψεων. Η επεξεργασία δεδομένων ήχου ή/ και εικόνας του τηλεργαζόμενου με τη χρήση συστημάτων λήψης και εγγραφής ήχου ή/και κινούμενων εικόνων (μέσω καταγραφέα ήχου ή/και κάμερας) που είναι ενσωματωμένα στη συσκευή τηλεργασίας, είτε αυτή παρέχεται από τον Φορέα είτε αποτελεί προσωπικό εξοπλισμό του τηλεργαζόμενου, επιτρέπεται κατά τη διενέργεια τηλεδιασκέψεων για τον σκοπό της ορθής διεξαγωγής της τηλεργασίας και εφόσον απαιτείται από τη φύση και το αντικείμενο της τηλεδιάσκεψης, μόνο εφόσον επιβάλλεται από τις λειτουργικές ανάγκες της υπηρεσίας που παρέχει ο Φορέας, περιορίζεται στο πλαίσιο του επιδιωκόμενου σκοπού, είναι ανάλογη του στόχου που υπηρετεί και από τη διενεργηθείσα εκτίμηση αντικτύπου του παρόντος δεν προκύπτει ότι ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των τηλεργαζόμενων, συνεκτιμώντας τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, λαμβάνοντας υπόψη τα τυχόν ειδικότερα οριζόμενα στην οικεία πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων του Φορέα. Πριν από την έναρξη της καταγραφής θα πρέπει να ενημερώνονται σχετικά οι συμμετέχοντες και η ενημέρωση αυτή να καταγράφεται. Σε περίπτωση καταγραφής τηλεδιάσκεψης με τρίτο πρόσωπο/μέρος (πέραν του τηλεργαζόμενου) που πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια νόμιμης επαγγελματικής πρακτικής με σκοπό την παροχή αποδεικτικών στοιχείων επαγγελματικής συναλλαγής ή άλλης επικοινωνίας επαγγελματικού χαρακτήρα, απαιτείται η, μετά από προηγούμενη ενημέρωση για τους σκοπούς της καταγραφής, προηγούμενη συγκατάθεση των τρίτων μερών της επικοινωνίας.

5. Στην περίπτωση επιτρεπόμενης καταγραφής της τηλεδιάσκεψης, η ενεργοποίηση της σχετικής λειτουργίας γίνεται αποκλειστικά από ειδικά εξουσιοδοτημένους χρήστες, οι οποίοι οφείλουν να ενημερώσουν τους συμμετέχοντες ότι η τηλεδιάσκεψη καταγράφεται εν όλω ή εν μέρει. Οι καταγραφές των τηλεδιασκέψεων γίνονται από τον Φορέα υποχρεωτικά σε κρυπτογραφημένη μορφή. Εφόσον η κρυπτογράφηση δεν καθίσταται τεχνικά εφικτή, μπορεί να λάβει χώρα καταγραφή της τηλεδιάσκεψης χωρίς κρυπτογράφηση, κατόπιν αιτιολογημένης απόφασης του Φορέα, μόνο κατ’ εξαίρεση, και υπό την προϋπόθεση ότι ο κίνδυνος για την προστασία των προσωπικών δεδομένων κρίνεται ως χαμηλός.

6. Στις περιπτώσεις που κρίνεται απαραίτητη η θέση σε λειτουργία της κάμερας από τον τηλεργαζόμενο, συστήνεται αυτός να επιλέγει δυνατότητες της χρησιμοποιούμενης πλατφόρμας που επιτρέπουν την απόκρυψη φόντου (background) με θόλωση ή με προσθήκη εικόνας (virtual background), προκειμένου να αποφευχθεί ο κίνδυνος αποκάλυψης προσωπικών πληροφοριών που μπορεί να προκύψουν από τη θέαση.